Ausgangslage

Gemäss Beschluss der Generalversammlung und des Vorstandes müssen alle aktiven Mitglieder/innen ab den C Junioren/innen sowie alle Trainer eine gewisse Anzahl Stunden Helferarbeit für Veranstaltungen/Events vom FC Horgen pro Saison leisten. Diese Stundenzahl wird jährlich an der Generalversammlung bestimmt.
Es gilt der Grundsatz, dass jedes aktive Mitglied und die Trainer selber für die Erbringung und deren Nachweis der Helferstunden verantwortlich sind (Holschuld).

Die Saison wird wie folgt definiert:
Die Saison beginnt jeweils ab dem 1. Juli und endet am 30. Juni im darauffolgenden Jahr.

Aktive Mitglieder/innen werden wie folgt definiert:
Alle aktiven Mitglieder/innen von den folgenden Mannschaftskategorien:
Veteranen, Senioren, FC Horgen 1, FC Horgen 2, Ü23 Damen, A, B, C Junioren/innen
sowie alle Trainer der aktiven und Juniorenmannschaften (die Trainerstunden können auch durch die Coaches der entsprechenden Mannschaften geleistet werden)

Als Veranstaltungen können folgende genannt werden (Entscheid durch Vorstand):
Schülerturnier, Hallenturniere, Mini-WM, Papiersammlungen, Schiedsrichtereinsätze, Grillieren bei FC Horgen Heimspielen, Weihnachtsmarkt, Chilbi, Dorffäscht, Diverse FC Horgen Anlässe etc.

Prozess Erfassung/Mitteilung der Stunden:
Der Veranstaltungschef nimmt mit dem Verantwortlichen der Helferstunden Kontakt auf um das Vorgehen für die Erfassung/Mitteilung der Stunden zu regeln.
Grundsätzlich wird folgendes Vorgehen gewählt:
Der Veranstaltungschef erstellt einen detaillierten Einsatzplan, welcher folgende Informationen/Punkte beinhaltet:

  • Bestimmung Schichten- und Einsatzchefs
  • Auf dem Einsatzplan ist der Vor-/Nachname und die Handy Nr. des Helfers ersichtlich
  • Die Einsatzpläne werden vorgängig dem Verantwortlichen für die Helferstunden zur Verfügung gestellt

Der Veranstaltungschef wird Schichten-/Einsatzchefs bestimmen, welche dann für die Kontrolle und Weiterleitung der geleisteten Stunden seines Teams an den Veranstaltungschef/Verantwortlichen der Helferstunden verantwortlich sind.
Die Mitteilung der geleisteten Stunden wird mittels „Kontrollblatt Helfer“ via Schichten-/Einsatzchef an den Veranstaltungschef weitergeleitet. Der Veranstaltungschef sammelt alle Kontrollblätter des Events ein und leitet diese vollständig nach dem Event an den Verantwortlichen der Helferstunden weiter.

Wichtig ist, dass die Kontrollblätter visiert und vollständig weitergeleitet werden!

Prozess Nachkontrolle der Stunden:
Nach jeder Veranstaltung ist der Veranstaltungschef verantwortlich, dass die entsprechenden Informationen der geleisteten Stunden an den Verantwortlichen für die Helferstunden übermittelt werden. Sollten diese nicht oder nur unvollständig mitgeteilt werden, werden diese mittels Einsatzplan (ursprüngliche Version) rekonstruiert.
Sollten auch auf diesem Weg nicht alle Informationen beschafft werden können, gilt der Grundsatz „jedes aktive Mitglieder/Trainer ist selber für die Meldung seiner geleisteten Stunden verantwortlich.“ Die Meldung erfolgt per Mail an: admin@fchorgen.ch oder SMS: 079/695 79 66

Controlling/Reporting der Helferstunden:
Der Verantwortliche für die Helferstunden meldet dem Vorstand und den Trainer regelmässig die geleisteten Stunden pro Mannschaft zur Information.

Vorstand FC Horgen, 12. November 2012

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